Workflow là gì? Cách vẽ workflow hiệu quả cho doanh nghiệp

Workflow là thuật ngữ cơ bản trong quản trị và điều hành công việc. Tuy nhiên, mỗi người sẽ có các cách hiểu khác nhau về workflow là gì. Một số người coi workflow là một quy trình, trong khi người khác coi đó là cách để tổ chức thông tin. Trong bài viết dưới đây, Cogover sẽ giúp bạn hiểu đúng về thuật ngữ này, cách ứng dụng workflow để giúp doanh nghiệp hoạt động có tổ chức, đạt mục tiêu và xây dựng các quy trình hiệu quả. 

1. Workflow là gì?

Workflow được cấu thành từ 2 thành phần “work” (công việc) và “flow” (dòng chảy), nghĩa là dòng chảy công việc hay luồng công việc. Hiểu đơn giản, workflow là một quy trình từ đầu đến cuối giúp các đội nhóm đạt được mục tiêu bằng cách kết nối đúng người với đúng dữ liệu vào đúng thời điểm. 

Workflow di chuyển dữ liệu (các nhiệm vụ) qua một loạt các bước từ khởi tạo đến hoàn thành. Khi được thiết lập, workflow giúp bạn tổ chức thông tin một cách dễ hiểu và có thể lặp lại.

Workflow là quy trình từ đầu đến cuối giúp đội nhóm đạt được mục tiêu

2. Lợi ích của việc sử dụng workflow

Lợi ích của workflow là gì? Hay nói cách khác workflow có thể giúp doanh nghiệp xử lý những việc gì?

• Chuẩn hóa quy trình làm việc: Workflow giúp xác định từng bước thực hiện rõ ràng, ai làm gì, làm khi nào. Điều này giảm thiểu sai sót, tránh nhầm lẫn vai trò và đảm bảo mọi người đều tuân theo cùng một quy trình chuẩn.

• Tăng hiệu suất và tốc độ xử lý công việc: Khi mọi công đoạn được tự động hóa hoặc định hướng rõ ràng, nhân viên không mất thời gian suy nghĩ bước tiếp theo là gì hay chờ phê duyệt thủ công. Tốc độ xử lý công việc nhanh hơn và ít bị gián đoạn.

• Tăng tính minh bạch và khả năng kiểm soát: Mọi hành động, trạng thái và người chịu trách nhiệm đều được ghi nhận trong hệ thống. Người quản lý dễ dàng theo dõi tiến độ và phát hiện điểm nghẽn trong quy trình để can thiệp kịp thời.

• Giảm thiểu sai sót và sự phụ thuộc vào con người: Workflow giúp hạn chế những lỗi do thao tác thủ công hoặc ghi nhớ bằng trí óc, ví dụ như quên gửi email, bỏ sót phê duyệt… Các bước được tự động nhắc hoặc kích hoạt theo điều kiện cụ thể.

• Cải thiện phối hợp giữa các phòng ban: Quy trình được kết nối xuyên suốt giữa các bộ phận như Kinh doanh - Kế toán - Nhân sự… giúp tránh tình trạng “đá bóng trách nhiệm” hoặc chờ đợi không rõ lý do. Mọi người cùng nhìn thấy luồng xử lý đang ở đâu.

• Tối ưu nguồn lực và chi phí vận hành: Việc tự động hóa các bước lặp đi lặp lại giúp giảm chi phí nhân sự xử lý thủ công, tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả sử dụng công cụ hoặc hệ thống sẵn có.

• Ra quyết định nhanh hơn, có căn cứ: Khi mọi dữ liệu về quy trình được ghi nhận và hiển thị theo thời gian thực, ban lãnh đạo có thể dựa vào đó để đánh giá năng suất, phát hiện vấn đề, đưa ra quyết định cải tiến đúng lúc và đúng chỗ.

• Tăng trải nghiệm khách hàng & đối tác: Một quy trình mượt mà từ nội bộ giúp phản hồi khách hàng nhanh hơn, xử lý đơn hàng, hợp đồng, hỗ trợ… kịp thời và chuyên nghiệp hơn, từ đó nâng cao hình ảnh thương hiệu và sự hài lòng.

Workflow giúp cải thiện quy trình làm việc và tăng hiệu suất

3. Các loại workflow

Khi nói đến việc quản lý quy trình và nhiệm vụ, không phải workflow nào cũng giống nhau. Khi xây dựng một workflow mới, việc hiểu rõ các loại khác nhau sẽ giúp bạn chọn được phương án phù hợp nhất với nhu cầu cụ thể của mình.

• Sequential workflows (workflow tuần tự): Tuân theo một trình tự nghiêm ngặt, từng bước được thực hiện lần lượt và phụ thuộc vào bước trước đó. Phù hợp với các quy trình như phê duyệt tài liệu hoặc onboarding nhân sự.

• Parallel workflows (workflow song song): Các nhiệm vụ được xử lý đồng thời, không theo thứ tự nối tiếp. Lý tưởng cho các workflow dạng dự án, ví dụ: chiến dịch marketing mà việc viết nội dung và thiết kế diễn ra cùng lúc.

• Conditional workflows (workflow điều kiện): Thay đổi linh hoạt dựa trên các quy tắc, trigger hoặc quyết định. Ví dụ, bạn có thể cấu hình một quy trình xử lý ticket để phân luồng vấn đề kỹ thuật sang bộ phận IT và các câu hỏi về thanh toán sang kế toán.

• Case workflows (workflow theo tình huống): Được thiết kế cho các quy trình không theo một trình tự cứng nhắc, cho phép xử lý linh hoạt dựa trên từng tình huống cụ thể. Phổ biến trong lĩnh vực y tế, pháp lý, và chăm sóc khách hàng – nơi mỗi trường hợp đều có đặc thù riêng.

• Automated workflows (workflow tự động hóa): Ứng dụng trí tuệ nhân tạo vào tự động hóa workflow để xử lý các nhiệm vụ lặp đi lặp lại như gửi nhắc nhở hay tạo báo cáo, giúp đội ngũ tập trung vào các ưu tiên quan trọng hơn.

• Digital workflows (workflow số hóa): Không còn giấy tờ, mọi thứ đều số hóa. Các workflow số tích hợp với các phần mềm như Cogover giúp cộng tác dễ dàng hơn dù làm việc ở múi giờ khác nhau, đồng thời đảm bảo tính minh bạch.

Chọn đúng loại workflow sẽ giúp tối ưu hiệu quả công việc, thích ứng với thách thức và giữ cho doanh nghiệp vận hành mượt mà, trơn tru.

4. Các ví dụ về workflow

Tùy thuộc vào yêu cầu của từng phòng ban trong doanh nghiệp sẽ có những workflow khác nhau. Dưới đây là một số mẫu workflow phổ biến:

Workflow quy trình tuyển dụng: áp dụng cho bộ phận HR muốn đăng tin tuyển dụng, sàng lọc ứng viên, phỏng vấn và quyết định tuyển dụng. 

Workflow quản lý dự án: luồng công việc sẽ qua các giai đoạn như lập kế hoạch, phân công nhiệm vụ, theo dõi tiến độ và báo cáo kết quả dự án. 

Workflow đề xuất thanh toán: liên quan đến việc đề xuất, xem xét và phê duyệt các khoản chi phí mua sắm như mua trang thiết bị, văn phòng phẩm… 

5. Cách xây dựng workflow hoàn chỉnh

5.1 Bước 1: Thu thập thông tin

Cơ sở dữ liệu là yếu tố quan trọng để doanh nghiệp xây dựng và áp dụng workflow phù hợp nhất. Các nhà quản lý cần thu thập nguồn dữ liệu từ 2 nguồn chính:

• Dữ liệu nội bộ: Bao gồm tất cả các thông tin được tổ chức và lưu trữ trong doanh nghiệp như: thông tin nhân sự, khách hàng, dự án…

• Dữ liệu bên ngoài: Toàn bộ các thông tin và dữ liệu từ các nguồn nằm ngoài sự kiểm soát của doanh nghiệp như báo cáo đối thủ cạnh tranh, tình hình thị trường…

5.2 Bước 2: Liệt kê các nhiệm vụ cần thực hiện

Bước liệt kê toàn bộ nhiệm vụ sẽ giúp doanh nghiệp tránh bỏ sót các công việc cần thực hiện, loại bỏ các công đoạn dư thừa. Việc này cần có sự tham gia của các bên liên quan để đảm bảo có được danh sách đầy đủ, chính xác nhất.

5.3 Bước 3: Phân công nhiệm vụ tới đúng người

Tiếp theo, cần xác định ai sẽ chịu trách nhiệm cho từng bước trong workflow và phân công những người sở hữu quy trình.

Lúc này, doanh nghiệp cần có sự tìm hiểu và đánh giá kỹ lưỡng về năng lực của từng thành viên để gán nhiệm vụ cho phù hợp. Đồng thời, cần có sự trao đổi và thảo luận, thống nhất để tạo sự cân đối và đồng thuận khi phân công nhiệm vụ.

Sử dụng ma trận RACI là một cách bắt đầu tuyệt vời cho doanh nghiệp để phân công nhiệm vụ tới đúng người. Thông qua RACI, doanh nghiệp có thể:

• Lên kế hoạch và quản lý các công việc

• Phân chia vai trò rõ ràng

• Đảm bảo tất cả mọi người tuân thủ mục tiêu của workflow

5.4 Bước 4: Thiết kế sơ đồ quy trình công việc

Tại đây, tất cả các thông tin được phân tích, các nhiệm vụ được triển khai ở dạng sơ đồ. Luồng công việc cần phải mô tả đầy đủ chi tiết các bước cần thực hiện, ai là người thực hiện, thời gian…

Khi thiết lập workflow, các thông tin quan trọng dưới đây cần phải đảm bảo:

• Biểu đồ trực quan để nắm toàn bộ quy trình

• Mô tả công việc giúp nhân viên nắm được nhiệm vụ và vai trò của mình

• Người phụ trách

• Thời gian và KPI rõ ràng, cụ thể

• Nguồn lực cần thiết

• Kiểm soát và đánh giá

• Các quy định chung

5.5 Bước 5: Kiểm tra và đánh giá

Dù một workflow được thiết kế đẹp như thế nào thì hiệu quả của nó chỉ được xác định thông qua các buổi kiểm tra và đánh giá

Vì vậy, trước khi thực hiện workflow mới, hãy để những người có liên quan sử dụng workflow trong giai đoạn thử nghiệm. Mục đích là để thu thập các phản hồi nhằm phát hiện vấn đề trong workflow. Từ đó, doanh nghiệp có thể chỉnh sửa workflow đảm bảo chức năng chạy mượt mà và trơn tru.

5.6 Bước 6: Đào tạo hướng dẫn sử dụng

Một luồng công việc sẽ không thể hiệu quả nếu đội ngũ nhân viên trong đó không hiểu cách thức sử dụng.

Đó là lý do tại sao hoạt động đào tạo, hướng dẫn là vô cùng quan trọng. Điều này sẽ đảm bảo tất cả thành viên hiểu và thuận tiện khi sử dụng workflow mới. 

5.7 Bước 7: Triển khai workflow

Sau khi thử nghiệm và đào tạo, quy trình workflow chính thức được triển khai. Doanh nghiệp có thể bắt đầu bằng việc áp dụng cho một nhóm nhỏ để đo lường hiệu quả ngay tại thời gian thực. Dựa vào các kết quả, doanh nghiệp có thể áp dụng cho toàn bộ tổ chức hoặc thực hiện một số điều chỉnh cần thiết.

Hãy nhớ rằng: Workflow rất linh động, bạn hoàn toàn có thể tạo hoặc cập nhật các workflow đã có sẵn nếu có yêu cầu.

5.8 Bước 8: Báo cáo

Bước cuối cùng chính là báo cáo kết quả về tiến độ và dữ liệu nhằm biết được điều gì hiệu quả và điều gì cần cải thiện của quy trình. Việc báo cáo là cần thiết nhằm giúp doanh nghiệp kịp thời nắm bắt các vấn đề trong quá trình triển khai workflow, từ đó đưa ra phương án tối ưu hóa trong tương lai.

6. Cogover - Phần mềm Workflow giúp số hóa toàn bộ quy trình trong doanh nghiệp hiệu quả

Nếu trước đây, doanh nghiệp phải tạo workflow thông qua văn bản, truyền miệng hoặc vẽ bằng Excel, Word… mất nhiều thời gian, khó quản lý giám sát thì nay doanh nghiệp có thể tự động hóa hoàn toàn nhờ phần mềm hiện đại như Cogover.

Cogover là nền tảng quản trị doanh nghiệp hợp nhất ứng dụng công nghệ Low code/No code và AI, giúp doanh nghiệp số hóa 100% quy trình, chỉ bằng vài giờ kéo thả và cấu hình. Với tính năng Process mạnh mẽ, Cogover có thể giúp doanh nghiệp:

• Số hoá mọi quy trình nghiệp vụ

• Phân quyền linh hoạt

• Quản lý và giám sát hiệu quả

• Tự động hóa tác vụ

• Khả năng tích hợp sâu với mọi loại hệ thống khác cũng như mọi loại AI chỉ bằng cách khai báo

Đăng ký nhận demo tư vấn hoặc đăng ký dùng thử miễn phí

Bài viết đã chia sẻ chi tiết định nghĩa workflow là gì, lợi ích cũng như cách xây dựng workflow cho doanh nghiệp. Một quy trình làm việc rõ ràng, minh bạch sẽ giúp nhân viên giao tiếp, xử lý công việc nhanh chóng, thuận tiện, đảm bảo tiến độ. Bên cạnh đó, sử dụng các phần mềm như Cogover Process cũng sẽ là giải pháp tuyệt vời nhằm nâng cao hiệu suất trong thời kỳ chuyển đổi số mạnh mẽ như hiện nay.