5 bước xây dựng quy trình vận hành doanh nghiệp hiệu quả, bền vững

Quy trình vận hành là tập hợp các bước, hướng dẫn và tiêu chuẩn được xây dựng để đảm bảo các hoạt động trong doanh nghiệp diễn ra một cách mạch lạc, hiệu quả và nhất quán. Thông thường, xây dựng quy trình vận hành sẽ bao gồm 5 giai đoạn: Design, Modelling, Execution, Monitoring, Optimization. 

Nội dung cụ thể của từng giai đoạn sẽ được Cogover trình bày cụ thể trong bài viết dưới đây. Ngoài ra, chúng tôi cũng sẽ gợi ý cho doanh nghiệp công cụ giúp số hóa 100% quy trình, giúp gia tăng năng suất và giảm thiểu rủi ro vận hành. Cùng tìm hiểu ngay!

1. Design - Thiết kế quy trình

Thiết kế quy trình (Design) là giai đoạn vô cùng quan trọng nhằm giúp doanh nghiệp có thể mô hình hóa quy trình ở bước tiếp theo. Giai đoạn thiết kế quy trình bao gồm 4 bước:

• Xác định nhu cầu, phạm vi và mục đích thiết lập quy trình

• Chuẩn hóa quy trình bằng văn bản mô tả

• Xác định phương pháp kiểm soát, kiểm tra

• Hoàn thiện bộ quy trình vận hành dưới dạng văn bản

1.1 Bước 1: Xác định nhu cầu, phạm vi và mục đích thiết lập quy trình

Để thiết kế quy trình vận hành phù hợp, điều đầu tiên doanh nghiệp cần xác định là nhu cầu, phạm vi và mục đích khi lập quy trình là gì.

• Về nhu cầu: Xác định nhu cầu của việc sử dụng quy trình vận hành.

• Về phạm vi: Xác định phạm vi sử dụng quy trình, đó có thể là toàn bộ công ty hay chỉ một bộ phận/phòng ban nhất định.

• Về mục đích: Xác định mục đích xây dựng quy trình vận hành để làm gì, ví dụ: để quản lý các hoạt động của doanh nghiệp, gia tăng hiệu suất làm việc của nhân viên hay tinh gọn bộ máy…

Xác định nhu cầu, phạm vi và mục đích của quy trình

1.2 Bước 2: Chuẩn hóa quy trình bằng văn bản mô tả

Tiếp theo, doanh nghiệp cần chuẩn hóa quy trình dưới dạng văn bản mô tả. Mô hình 5W1H và mô hình 5M là 2 phương pháp vô cùng hữu ích mà doanh nghiệp có thể sử dụng cho bước này.

+ Mô hình 5W1H:

Why (Tại sao): Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc. Doanh nghiệp cần trả lời những câu hỏi sau đây để xác định được mục tiêu, yêu cầu của công việc:

• Tại sao cần phải xây dựng quy trình này?

• Quy trình này có ý nghĩa gì với công ty, bộ phận?

• Nếu không làm thì sao?

What (Là gì): Xác định nội dung chi tiết của công việc. Sau bước xác định mục tiêu, yêu cầu công việc, doanh nghiệp cần xác định nội dung công việc cần làm là gì, cách thực hiện công việc được mô tả theo các bước cụ thể như thế nào?

Where (Ở đâu): Công việc này sẽ được thực hiện ở đâu? Bộ phận nào phụ trách kiểm tra? Địa điểm giao hàng cụ thể ở đâu?...

When (Khi nào): Công việc được thực hiện khi nào? Thời gian bàn giao và kết thúc là khi nào?...

Who (Ai): Xác định các đối tượng tham gia vào quy trình và được phân chia rõ ràng vai trò phù hợp:

• Người thực hiện: Người chịu trách nhiệm chính của công việc là gì? 

• Người giám sát: Chịu trách nhiệm về kết quả cuối cùng các công việc của người thực hiện, đóng góp ý kiến và phản hồi để họ có định hướng thực hiện quy trình hiệu quả hơn.

• Người hỗ trợ: Không trực tiếp thực hiện công việc nhưng gián tiếp hỗ trợ người thực hiện hoàn thành những góp ý, chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm thực tiễn.

How (Làm thế nào): Xác định phương pháp để thực hiện công việc. Văn bản mô tả quy trình cần thể hiện chi tiết các bước thực hiện công việc, loại tài liệu liên quan, tiêu chuẩn và phương pháp vận hành.

Mô hình 5W1H giúp xác định các yếu tố trong bản mô tả quy trình

+ Mô hình 5M

Nhiều quy trình thường chỉ tập trung vào các bước thực hiện và kết quả công việc mà quên mất việc xác định và phân bổ nguồn lực. Mô hình 5M là công cụ hữu hiệu giúp doanh nghiệp xác định nguồn lực phù hợp để vận hành quy trình hiệu quả.

• Man (Nhân lực): Người thực hiện công việc có đủ trình độ, năng lực, phẩm chất, kinh nghiệm không?...

• Money (Ngân sách): Thực hiện công việc này cần ngân sách bao nhiêu? Giải ngân ngân sách mấy lần?...

• Material (Nguyên vật liệu): Tiêu chuẩn nguyên vật liệu là gì? Tiêu chuẩn về nhà cung cấp như thế nào?...

• Machine (Máy móc/Công nghệ): Tiêu chuẩn cần đáp ứng của máy móc là gì? Cần áp dụng các công nghệ nào để thực hiện công việc?...

• Method (Phương pháp làm việc): Công việc sẽ được thực hiện theo phương pháp nào để đạt được hiệu quả?...

Mô hình 5M xác định các nguồn lực cần có của quy trình

1.3 Bước 3: Xác định phương pháp kiểm tra, kiểm soát

Nhà quản lý cần xác định các phương pháp để kiểm tra, kiểm soát quy trình nhằm đánh giá mức độ hiệu quả và tìm ra cách cải thiện phù hợp.

Về phương pháp kiểm soát:

• Đơn vị đo lường công việc

• Công cụ đo lường công việc

• Cần kiểm soát tại những điểm nào?

Về phương pháp kiểm tra:

• Cần kiểm tra ở những bước nào?

• Tần suất kiểm tra là bao lâu?

• Ai là người kiểm tra?

• Đâu là những điểm kiểm tra quan trọng?

Xác định phương pháp kiểm tra, kiểm soát

1.4 Bước 4: Hoàn thiện tài liệu

Doanh nghiệp cần tổng hợp và cung cấp các thông tin, hướng dẫn, biểu mẫu dưới dạng văn bản quy chuẩn để đảm bảo nhân viên và các phòng ban/bộ phận liên quan có thể tiếp thu và triển khai quy trình một cách tốt hơn.

Văn bản cũng cần bổ sung các thông tin chú thích như:

• Phương pháp thực hiện.

• Công cụ, tài liệu cần thiết.

• Các bộ phận, phòng ban liên quan.

• Những rủi ro có thể xảy ra.

Tổng hợp và hoàn thiện tài liệu mô tả

2. Modelling - Mô hình hóa quy trình

Trong giai đoạn mô hình hóa quy trình (Modelling), các nội dung lý thuyết ở giai đoạn 1 sẽ được biểu diễn dưới dạng hình ảnh rõ ràng, bao gồm các bước, công việc, người tham gia.

Mục đích của giai đoạn này:

• Đánh giá chất lượng sản phẩm đầu ra thông qua việc nhìn vào quy trình tiêu chuẩn.

• Làm bản tham chiếu để xác định được đâu là bước cần cải tiến hoặc loại bỏ.

• Tạo tài liệu giúp nhân viên nắm bắt được cách thức vận hành quy trình để đạt được hiệu quả.

Có nhiều cách để mô hình hóa quy trình, trong đó, Flowchart là công cụ phổ biến được áp dụng rộng rãi. Flowchart được gọi là sơ đồ hay lưu đồ quy trình, là công cụ đồ họa biểu diễn các bước trong quy trình bằng hình ảnh đơn giản, bao gồm các bước, công việc thực hiện, các điều kiện thay đổi kết quả.

Sử dụng Flowchart để mô hình hóa quy trình

3. Execution - Triển khai quy trình vận hành

Sau khi hoàn tất giai đoạn mô hình hóa, doanh nghiệp sẽ triển khai sơ đồ quy trình vận hành vào thực tế. Có 2 cách để triển khai quy trình vận hành:

• (1) Áp dụng trên giấy tờ

• (2) Sử dụng phần mềm

Thay vì lựa chọn phương án (1) với các quy trình phức tạp và triển khai thủ công, không kiểm soát được tiến độ thực tế của nhân viên, nhiều doanh nghiệp đều ưa chuộng áp dụng phương án (2).

Sử dụng phần mềm quản lý quy trình có nhiều lợi thế vượt trội mà phương thức triển khai quy trình vận hành truyền thống không làm được như:

• Dễ dàng thao tác kéo thả để tạo quy trình

• Tiết kiệm không gian/dung lượng lưu trữ do đã được số hóa trên phần mềm

• Dễ dàng theo dõi tiến trình từng bước do ai thực hiện, khi nào, tình trạng, từ đó kịp thời điều chỉnh, xử lý

• Dễ dàng phát hiện những điểm tắc nghẽn và điều chỉnh tối ưu quy trình hiệu quả hơn

Triển khai quy trình vận hành bằng phần mềm

4. Monitoring - Theo dõi, đánh giá quy trình

Khi triển khai áp dụng quy trình, doanh nghiệp cũng cần theo dõi và đánh giá hiệu quả của quy trình đó. Mục tiêu của giai đoạn Monitoring là phát hiện các điểm tắc nghẽn hoặc sai sót trong quy trình, từ đó làm cơ sở để doanh nghiệp thực hiện các điều chỉnh và tối ưu nhằm nâng cao chất lượng quy trình trong tương lai.

Ở bước này, doanh nghiệp cần theo dõi các chỉ số chính sau đây:

• Chỉ số về chất lượng đầu ra của sản phẩm/dịch vụ: Tùy thuộc vào từng loại kết quả đầu ra mà chỉ số này được đo lường bằng nhiều cách khác nhau.

• Chỉ số về thời gian thực hiện và thời gian đưa kết quả đầu ra đến khách hàng/người tiếp nhận

• Chỉ số về chi phí: Bao gồm chi phí chênh lệch giữa các yếu tố đầu vào và đầu ra, chi phí sai sót, hỏng hóc, chi phí lợi nhuận thu được từ kết quả đầu ra.

Theo dõi và đánh giá quy trình

5. Optimization - Điều chỉnh, tối ưu quy trình

Dựa trên các chỉ số đo lường, đánh giá ở giai đoạn 1, doanh nghiệp có thể tìm ra những hạn chế, thiếu sót trong quy trình hiện tại. Từ đó, doanh nghiệp thực hiện tái thiết kế và điều chỉnh (quay lại giai đoạn 1) để nâng cao chất lượng quy trình tốt hơn trong tương lai.

Thực hiện cải tiến quy trình

6. Tầm quan trọng của quy trình vận hành

Quy trình vận hành đóng vai trò quan trọng giúp doanh nghiệp tổ chức và hoạt động một cách đồng bộ, nhất quán và trơn tru. 

• Đảm bảo tính nhất quán và chất lượng công việc: Quy trình rõ ràng giúp mọi nhân viên thực hiện công việc theo cùng một tiêu chuẩn, hạn chế sai sót và chênh lệch trong cách làm.

• Tăng hiệu suất và tiết kiệm thời gian: Nhờ có hướng dẫn cụ thể, nhân viên không mất thời gian tìm cách xử lý công việc, giúp tăng năng suất và giảm thời gian đào tạo.

• Tối ưu nguồn lực và giảm chi phí: Vận hành đúng quy trình giúp tránh lãng phí, phát hiện và loại bỏ các bước thừa hoặc không hiệu quả trong chuỗi hoạt động.

• Dễ dàng mở rộng và nhân bản mô hình: Khi doanh nghiệp phát triển, quy trình là nền tảng giúp dễ dàng sao chép mô hình vận hành sang các bộ phận, chi nhánh mới.

• Nâng cao khả năng kiểm soát và ra quyết định: Dữ liệu và quy trình rõ ràng giúp nhà quản lý dễ dàng giám sát, đánh giá hiệu quả và đưa ra quyết định nhanh chóng, chính xác.

Quy trình vận hành giúp nâng cao hiệu suất và tiết kiệm thời gian

7. Số hóa quy trình vận hành doanh nghiệp với Cogover Process

Cogover Process là phần mềm giúp số hóa và tự động hóa quy trình với Low code/No code và AI. Phần mềm cho phép thiết kế, tùy chỉnh và tối ưu quy trình doanh nghiệp không cần code. Tích hợp AI hỗ trợ tự động hóa, nâng cao năng suất và giảm thiểu rủi ro vận hành.

Cogover Process là công cụ hỗ trợ đắc lực cho mọi quy trình vận hành của doanh nghiệp, cho phép:

• Số hoá 100% quy trình nội bộ của doanh nghiệp cho mọi phòng ban từ Kế toán, Marketing, Kinh doanh, Dịch vụ, Nhân sự… dễ dàng quản lý và theo dõi.

• Phân quyền chi tiết đến từng bước và trường dữ liệu, đảm bảo bảo mật và trách nhiệm rõ ràng, đồng thời hỗ trợ chia sẻ, cộng tác linh hoạt giữa các phòng ban.

• Quản lý và giám sát hiệu quả thông qua bảng điều khiển trực quan

• Tự động hóa các tác vụ lặp lại, giảm thiểu sai sót và tăng năng suất làm việc.

• Khả năng tích hợp được với mọi loại hệ thống khác cũng như mọi loại AI như Chatgpt, Gemini, Grok… chỉ bằng cách khai báo.

Nhanh tay đăng ký để trải nghiệm ngay gói dùng thử miễn phí của Cogover Process và nhận ngay demo trực quan dựa trên bài toán cụ thể của doanh nghiệp.

THÔNG TIN LIÊN HỆ

• Hotline: 1800.6670

• Email: [email protected]

• Website: https://cogover.com/

• Địa chỉ: Tầng 19, Leadvisors Tower, số 643 Phạm Văn Đồng, Bắc Từ Liêm, TP Hà Nội

8. FAQ: Một số câu hỏi thường gặp về quy trình vận hành

8.1 Quy trình vận hành là gì?

Quy trình vận hành (Operating Procedure) là một tập hợp các bước, hướng dẫn và quy tắc được thiết lập để thực hiện một hoạt động hoặc nhiệm vụ cụ thể một cách nhất quán, hiệu quả và an toàn.

8.2 Xây dựng sơ đồ quy trình vận hành doanh nghiệp gồm những bước nào?

Xây dựng quy trình vận hành doanh nghiệp bao gồm 5 giai đoạn: Design (Thiết kế), Modelling (Mô hình hóa), Execution (Triển khai), Monitoring (Theo dõi), Optimization (Tối ưu).

Kết luận

Quy trình vận hành chuẩn đóng vai trò thiết yếu giúp doanh nghiệp tổ chức và hoạt động trơn tru, liền mạch và hiệu quả. Để xây dựng một quy trình vận hành, doanh nghiệp sẽ cần trải qua 5 giai đoạn, từ thiết kế quy trình, mô hình hóa quy trình,... đến tối ưu quy trình. Quá trình trên sẽ trở nên dễ dàng hơn với sự hỗ trợ của phần mềm quản lý quy trình như Cogover Process - giải pháp giúp số hóa và tự động hóa quy trình doanh nghiệp với Low code/No code và AI.

Tìm hiểu thêm về phần mềm qua https://cogover.com/vi/process hoặc liên hệ tới số Hotline 1800.6670 ngay hôm nay!