Quy trình làm việc là gì? 5 mẫu tải xuống miễn phí và các bước xây dựng

Quy trình làm việc chuyên nghiệp là nền tảng giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả, giảm chi phí và tăng năng suất. Vậy làm thế nào để xây dựng quy trình làm việc công ty? Hãy cùng Cogover tham khảo quy trình làm việc mẫu, cách xây dựng và công cụ hỗ trợ thiết kế để giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động.

1. Quy trình làm việc là gì?

Quy trình làm việc là một chuỗi công việc hoặc bước được cấu trúc rõ ràng, được thực hiện nhằm đạt được một mục tiêu cụ thể, thường có sự tham gia của nhiều người, bộ phận hoặc hệ thống. Nó mô tả cách công việc được luân chuyển - bao gồm những gì cần làm, ai làm và làm theo trình tự nào.

Đây là công cụ quản trị giúp doanh nghiệp tổ chức công việc, đảm bảo tính nhất quán và hiệu quả. Một quy trình cơ bản bao gồm: trigger (sự kiện kích hoạt), task (nhiệm vụ cần thực hiện), roles (vai trò chịu trách nhiệm) và output (kết quả đầu ra). 

Ví dụ, quy trình tuyển dụng bắt đầu từ nhu cầu nhân sự (trigger), thực hiện phỏng vấn (task), do phòng nhân sự đảm nhiệm (roles), dẫn đến ứng viên được chọn (output). Việc áp dụng quy trình làm việc đúng cách giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu quản trị như minh bạch hóa, tối ưu nguồn lực và hỗ trợ số hóa.

Quy trình làm việc là chuỗi các bước, nhiệm vụ và vai trò thiết kế để đạt được một mục tiêu cụ thể

2. Lợi ích khi xây dựng quy trình làm việc bài bản

Trong môi trường kinh doanh phức tạp như hiện nay, mỗi doanh nghiệp đều cần xây dựng các quy trình làm việc rõ ràng. Khi các quy trình này được vận hành một các bài bản sẽ mang lại nhiều lợi ích vượt trội cho bộ máy công ty bao gồm:

• Tăng năng suất: Khi các nhiệm vụ được chuẩn hóa bằng quy trình bài bản, thời gian xử lý công việc sẽ giảm thiểu đáng kể, từ đó giúp gia tăng năng suất lao động.

• Giảm chi phí: Loại bỏ thao tác dư thừa, tiết kiệm nguồn lực. Theo nghiên cứu của McKinsey, doanh nghiệp áp dụng quy trình chuẩn tiết kiệm đến 20% chi phí vận hành.

• Minh bạch: Một điều rõ ràng có thể nhận thấy khi xây dựng quy trình làm việc bài bản là sự minh bạch. Mọi bước đều được ghi nhận, dễ theo dõi và kiểm soát, tránh sự tắc nghẽn.

• Hỗ trợ số hóa: Sơ đồ quy trình làm việc rõ ràng sẽ là nền tảng giúp doanh nghiệp có thể áp dụng các công nghệ như các phần mềm quản trị công việc để số hóa quy trình.

3. Tổng hợp: Các sơ đồ quy trình làm việc mẫu thực tiễn theo từng phòng ban

Các phòng ban trong doanh nghiệp hiện nay đều cần quy trình làm việc cụ thể để vận hành hiệu quả. Nếu doanh nghiệp chưa biết bắt đầu từ đâu thì có thể tham khảo 1 số template quy trình làm việc mẫu mà Cogover đã thiết kế tại đây. Các sơ đồ này được thiết kế cho phòng kế toán, marketing, kinh doanh, nhân sự…

3.1 Mẫu quy trình làm việc cho phòng kế toán

Phòng tài chính - kế toán thường xuyên phải xử lý rất nhiều giấy tờ, chứng từ. Quy trình mua sắm/thanh toán được thiết kế bài bản dưới đây sẽ giúp nhân sự và kế toán viên xử lý công việc dễ dàng, nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Sơ đồ quy trình mua sắm/thanh toán cho phòng kế toán

3.2 Sơ đồ quy trình làm việc cho phòng Marketing

Đối với bộ phận Marketing, hoạt động nuôi dưỡng khách hàng vô cùng quan trọng. Thông qua quy trình nuôi dưỡng khách hàng mẫu dưới đây, các nhân viên marketing sẽ nắm rõ từng nhiệm vụ để đảm bảo trải nghiệm tốt nhất cho từng khâu trong hành trình khách hàng.

Sơ đồ quy trình nuôi dưỡng khách hàng cho phòng Marketing

3.3 Mẫu quy trình làm việc cho phòng Kinh doanh

Bán hàng luôn là hoạt động trọng tâm của bộ phận Kinh doanh. Thấu hiểu được điều đó, Cogover đã thiết kế quy trình bán hàng cho sản phẩm xe của một doanh nghiệp, từ lúc nhận data lead đủ điều kiện, gửi báo giá, bảo trì, cho đến khi tạo hóa đơn. Nhờ đó, nhân viên kinh doanh có thể biết cách xử lý từng khâu trong quy trình bán hàng của mình, gia tăng hiệu quả bán hàng cho doanh nghiệp.

Sơ đồ quy trình bán hàng mẫu cho phòng Kinh doanh

3.4 Mẫu thiết kế quy trình làm việc cho phòng nhân sự

Tuyển dụng là hoạt động không thể thiếu của phòng nhân sự, nhằm tìm kiếm nguồn nhân lực chất lượng cao cho công ty. Thông thường, phòng nhân sự sẽ nhận yêu cầu tuyển dụng từ các phòng ban bộ phận có liên quan. Khi đó, HR sẽ phải xử lý các khâu như đăng tin tuyển dụng, tiếp nhận CV,... 

Để đơn giản hóa các nhiệm vụ trên, Cogover đã xây dựng quy trình tuyển dụng tiêu chuẩn mà doanh nghiệp có thể tham khảo dưới đây. 

3.5 Mẫu quy trình làm việc cho bộ phận dịch vụ

Bên cạnh bán hàng, chăm sóc khách hàng cũng đóng vai trò vô cùng quan trọng giúp xây dựng và quy trình mối quan hệ tốt đẹp giữa doanh nghiệp và khách hàng. Với sơ đồ quy trình chăm sóc trên Cogover, bộ phận dịch vụ có thể cải thiện mức độ hài lòng của khách hàng tốt hơn.

Đăng ký nhận bộ quy trình làm việc cho mọi phòng ban trong doanh nghiệp

4. 11 bước xây dựng quy trình làm việc hiệu quả

Các bước xây dựng quy trình làm việc hiệu quả

4.1 Bước 1: Làm rõ nhu cầu

Đầu tiên, doanh nghiệp cần phải xác định rõ nhu cầu khi tạo quy trình làm việc là gì. Một số nhu cầu thường gặp có thể kể đến như:

• Do nhu cầu tái cấu trúc

• Để xử lý công việc tốt hơn

• Do yêu cầu từ ban lãnh đạo, nhà quản lý…

• Do nhu cầu nâng cấp hệ thống của bộ phận, phòng ban, công ty

• …

4.2 Bước 2: Xác định mục đích của quy trình làm việc

Xác định mục tiêu sẽ giúp bạn điều chỉnh quy trình làm việc theo nhu cầu cụ thể của mình, đặt ra kỳ vọng và thời hạn phù hợp. 

Một số câu hỏi bạn có thể sử dụng để xác định mục đích của quy trình:

• Quy trình này cần tuân thủ những điều gì?

• Bản chất của quy trình là gì?

4.3 Bước 3: Xác định phạm vi của quy trình

Để xác định phạm vi của quy trình, doanh nghiệp cần trả lời các câu hỏi như:

• Đối tượng nào sẽ tuân thủ và thực hiện quy trình. Cá nhân hay phòng ban?

• Quy trình được điều chỉnh trong phạm vi toàn doanh nghiệp hay từng bộ phận, không gian, thời gian như thế nào?

4.4 Bước 4: Thiết lập các bước cần có trong quy trình

Không có quy định cụ thể một quy trình cần có bao nhiêu bước. Thông thường, một quy trình phù hợp nên có từ 8-15 bước. Tuy nhiên, tùy thuộc vào quy mô, tính chất của công việc mà doanh nghiệp có thể thiết lập các bước trong quy trình của mình cho phù hợp.

Doanh nghiệp có thể tham khảo mô hình 5W-1H-5M để xây dựng quy trình làm việc. Cụ thể

5W-1H bao gồm:

• What - Là gì: Xác định nội dung công việc

• Why - Tại sao: Xác định mục tiêu, yêu cầu của công việc

• When - Khi nào: Xác định các mốc thời gian: Bắt đầu, thực hiện và kết thúc

• Where - Ở đâu: Xác định nơi làm việc

• Who - Ai: Xác định người chịu trách nhiệm chính, người hỗ trợ, người giám sát

• How - Như thế nào: Xác định các phương pháp sử dụng trong công việc

Mô hình 5M sẽ xác định các yếu tố liên quan bao gồm:

• Man - Nguồn nhân lực: có đáp ứng được công việc hay không?

• Money - Ngân sách: Kế hoạch dự án ngân sách, chi phí cho từng hạng mục

• Material - Nguyên vật liệu: Danh sách các nguyên liệu, đơn vị cung cấp, vận chuyển

• Machine - Công nghệ, máy móc: Chuẩn bị về công nghệ, thiết bị hiện đại để giảm áp lực công việc và rút ngắn thời gian thực hiện quy trình.

• Method - Phương pháp làm việc: Thiết lập các phương pháp làm việc cho quản lý và nhân viên áp dụng.

4.5 Bước 5: Xác định các điểm kiểm soát chính

Do nguồn lực giới hạn, doanh nghiệp không thể rà soát toàn bộ các bước trong quy trình. Vì vậy, doanh nghiệp cần xác định các kiểm soát chính - nơi diễn ra các giai đoạn trọng yếu chẳng hạn như ra mắt sản phẩm mới, giao hàng đến người mua… 

4.6 Bước 6: Phân công nhiệm vụ, người thực hiện

Mỗi bước trong quy trình đều cần có bộ phận hoặc cá nhân trực tiếp đảm nhiệm. Do đó, nhà quản lý cần tìm người có đủ năng lực để thực hiện từng nhiệm vụ. Nếu quy trình làm việc phức tạp, bạn cũng cần phân công thêm vị trí hỗ trợ, giám sát để công việc được xử lý nhanh chóng.

4.7 Bước 7: Xây dựng tài liệu hướng dẫn

Để các bộ phận cá nhân liên quan hiểu và thực hiện đúng quy trình làm việc, doanh nghiệp cần có bản giải thích từ viết tắt, định nghĩa, thuật ngữ. Đồng thời phải chỉ rõ các biểu mẫu, quy định, thông tin đi kèm thuộc phần nào trong quy trình.

4.8 Bước 8: Xác định phương pháp kiểm soát

Để xác định phương pháp kiểm soát quy trình, doanh nghiệp có thể bắt đầu với những yếu tố như:

• Các bước cần kiểm tra

• Các điểm trọng yếu cần kiểm tra

• Người thực hiện kiểm tra

• Tần suất kiểm tra

4.9 Bước 9: Xác định những điểm cần kiểm tra, thử nghiệm

• Các công việc đang thực hiện theo quy định không?

• Pre-test: Thử nghiệm các công việc trước khi đi vào áp dụng rộng rãi

• Kiểm tra thường xuyên quá trình thực hiện quy trình

• Đo lường khả năng thực thi của quy trình

4.10 Bước 10: Mô tả các bước thực hiện

Tại đây, bạn cần mô tả cách thức để thực hiện từng bước trong quy trình cho nhân viên. Nếu các bước quá phức tạp, bạn có thể sử dụng tài liệu hướng dẫn đi kèm để hỗ trợ thêm.

4.11 Hoàn thiện tài liệu, biểu mẫu đính kèm

Cuối cùng, bạn hoàn thiện tài liệu, biểu mẫu đi kèm:

• Định nghĩa: giải nghĩa chi tiết các thuật ngũ, diễn giải các từ viết tắt được dùng trong quy trình

• Biểu mẫu: là các minh họa, chứng minh số liệu nghiên cứu hoặc tình hình thị trường

5. Tự động hóa quy trình làm việc với nền tảng Cogover

Xây dựng quy trình làm việc bài bản là bước đầu tiên để doanh nghiệp gỡ rối cho những khó khăn của việc quản lý - vận hành. Tuy nhiên, quy trình dù bài bản đến đâu thì khi đưa vào thực thi theo cách thức truyền thống vẫn gặp những rào cản nhất định như thời gian trao đổi lâu, nhân viên thực hiện sai…

Hiểu được những khó khăn đó, Cogover - nền tảng quản trị doanh nghiệp hợp nhất ra đời tính năng Process, là giải pháp mạnh mẽ giúp số hóa 100% quy trình của doanh nghiệp chỉ trong vài giờ bằng cách kéo thả và cấu hình.

• Số hóa 100% quy trình trên một hệ thống: Phần mềm Cogover cho phép doanh nghiệp quản lý toàn bộ quy trình của mỗi phòng ban từ Tài chính - kế toán, Marketing, Bán hàng, Nhân sự, Dịch vụ,...

• Phân quyền linh hoạt: Phân quyền chi tiết đến từng bước và trường dữ liệu, đảm bảo bảo mật và trách nhiệm rõ ràng, đồng thời hỗ trợ chia sẻ, cộng tác linh hoạt giữa các phòng ban.

• Quản lý và giám sát hiệu quả: Theo dõi tiến độ và hiệu suất của từng quy trình thông qua bảng điều khiển trực quan. Định nghĩa và giám sát các chỉ số SLA (Service Level Agreement) để đảm bảo chất lượng dịch vụ.

• Tự động hóa tác vụ: Tự động hóa các tác vụ lặp lại, giảm thiểu sai sót và tăng năng suất làm việc. Thiết lập các điều kiện và hành động cụ thể để quy trình tự động thực hiện các bước cần thiết.

ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ COGOVER CRM

6. Câu hỏi thường gặp về quy trình làm việc (FAQ)

Doanh nghiệp nhỏ có cần quy trình làm việc không? Có. Quy trình làm việc giúp doanh nghiệp nhỏ tiết kiệm thời gian, tránh sai sót và dễ mở rộng.

Quy trình nào nên làm trước? Ưu tiên quy trình cốt lõi như bán hàng hoặc chăm sóc khách hàng, vì ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu.

Quy trình làm việc khác gì với business process? Quy trình làm việc là một phần của business process, tập trung vào các bước cụ thể trong một nhiệm vụ, trong khi business process bao quát toàn bộ hoạt động doanh nghiệp.

Thế nào là quy trình làm việc dễ hiểu? Quy trình dễ hiểu có các bước rõ ràng, vai trò được phân công, và kết quả đầu ra cụ thể, dễ theo dõi bằng sơ đồ hoặc phần mềm.

Kết luận

Quy trình làm việc là chìa khóa giúp doanh nghiệp tối ưu hóa vận hành, tăng năng suất và giảm chi phí. Từ việc xây dựng quy trình bài bản, áp dụng công cụ hỗ trợ, đến đo lường hiệu quả, mỗi bước đều mang lại giá trị thiết thực. Tại Cogover, chúng tôi cung cấp giải pháp tự động hóa toàn bộ quy trình doanh nghiệp cho mọi phòng ban, đảm bảo hoạt động trơn tru và bền vững. Liên hệ Cogover ngay hôm nay để được tư vấn và hỗ trợ tốt nhất!