Mô hình ERD quản lý bán hàng: Thành phần, vai trò và cách vẽ sơ đồ

Mô hình ERD quản lý bán hàng là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp xây dựng hệ thống bán hàng chặt chẽ, hiệu quả. Vậy ERD là gì? Làm thế nào để xây dựng sơ đồ ERD? Trong nội dung dưới đây, Cogover sẽ giúp bạn tìm hiểu tất tần tật thông tin về mô hình này.

1. Mô hình ERD quản lý bán hàng là gì?

Mô hình ERD quản lý bán hàng (Entity Relationship Diagram - mô hình mối quan hệ thực thể) là một bản vẽ trực quan mô tả các đối tượng (thực thể) trong hệ thống bán hàng của doanh nghiệp và mối quan hệ giữa chúng. Sơ đồ ERD thường sử dụng một bộ ký hiệu chuẩn, bao gồm các hình chữ nhật, hình elip và hình thoi, được liên kết với nhau bằng các đường nối.

Sự phát triển của mô hình ERD (Entity Relationship Diagram) ngày nay bắt nguồn từ việc mô tả sự liên kết giữa các sự vật đã xuất hiện ở thời Hy Lạp cổ đại, qua các tác phẩm của Aristotle, Socrates và Plato. Đến thế kỷ 19 và 20, điều này được thể hiện rõ hơn qua các công trình triết học - logic của Charles Sanders Peirce và Gottlob Frege. Đến những năm 1970s, sơ đồ ERD mới được phát triển toàn diện bởi Peter Chen.

Mô hình ERD biểu diễn các thực thể và mối quan hệ giữa chúng

2. 3 thành phần chính trong sơ đồ ERD

Mô hình ERD quản lý bán hàng sẽ bao gồm 3 thành phần chính là Thực thể (Entity), Thuộc tính (Attribute), Mối quan hệ (Relationship).

• Thực thể (Entity): đối tượng hoặc khái niệm cần lưu trữ dữ liệu.

• Thuộc tính (Attribute): đặc điểm hoặc thông tin của thực thể.

• Mối quan hệ (Relationship): sự liên kết giữa các thực thể.

2.1 Thực thể (Entity)

Thực thể (Entity) là các đối tượng cụ thể hoặc trừu tượng trong hệ thống quản lý bán hàng mà bạn muốn lưu trữ thông tin. Thực thể có thể là người, vật, địa điểm, sự kiện, hoặc các đối tượng trừu tượng. 

Mỗi thực thể được biểu diễn bằng hình chữ nhật trong sơ đồ ERD và thường có các thuộc tính riêng để mô tả đặc điểm của nó. Ví dụ, thực thể "Khách hàng" có thể có các thuộc tính như họ tên, ngày sinh, số điện thoại.

Trong thực thể lại được chia thành 2 loại là thực thể mạnh (strong entity) và thực thể yếu (weak entity)

• Thực thể mạnh: Có đủ thông tin định danh trong các thuộc tính của nó, có thể tồn tại độc lập mà không cần phụ thuộc vào thực thể khác.

• Thực thể yếu: Không có đủ thông tin định danh riêng; chỉ tồn tại như một kết quả hoặc phần phụ thuộc vào thực thể khác. Thực thể mạnh liên kết với một thực thể yếu được gọi là thực thể cha hoặc chủ sở hữu.

Ví dụ:

Trong một cơ sở dữ liệu quản lý đơn hàng của doanh nghiệp thương mại điện tử:

• Đơn hàng là một thực thể mạnh, vì mỗi đơn hàng có thể được định danh duy nhất thông qua người mua, ngày giờ đặt hàng...

• Chi tiết đơn hàng (dòng sản phẩm trong đơn) là thực thể yếu, vì bản thân nó không có ý nghĩa nếu tách rời khỏi đơn hàng mà nó thuộc về.

Thực thể (Entity) được biểu diễn bằng hình chữ nhật

2.2 Thuộc tính (Attribute)

Thuộc tính trong mô hình ERD bao gồm các thông tin mô tả đặc điểm của thực thể hoặc mối quan hệ, và được biểu diễn bằng hình elip. Việc xác định các thuộc tính này sẽ hỗ trợ lưu trữ và xử lý thông tin của từng thực thể, giúp trong quá trình bán hàng trở nên hiệu quả hơn.

Ví dụ về thuộc tính trong mô hình ERD quản lý bán hàng:

• Khách hàng có các thuộc tính như: Mã KH, Tên, SĐT, Email.

• Sản phẩm có các thuộc tính như: Mã SP, Tên SP, Giá bán, Số lượng tồn.

Thuộc tính (Attribute) được biểu diễn bằng hình elip

2.3 Mối quan hệ (Relationship)

Trong mô hình ERD quản lý khách hàng, mối quan hệ (Relationship) được xác định thông qua các đường nối liên kết giữa các thực thể với nhau. Chúng thể hiện cách các thực thể trong ERD tương tác và liên kết với nhau.

Mối quan hệ thường được biểu diễn bằng hình thoi, nối giữa 2 hoặc nhiều thực thể. Mối quan hệ có thể là một đến một (1-1), một đến nhiều (1-N), hoặc nhiều đến nhiều (N-N), tùy thuộc vào quy mô và logic của quá trình bán hàng.

Ví dụ: Trong hệ thống bán hàng của doanh nghiệp:

• "Đặt hàng" là mối quan hệ giữa Khách hàng và Đơn hàng.

• "Sở hữu" là mối quan hệ giữa Đơn hàng và Sản phẩm.

Mối quan hệ (Relationship) được biểu diễn bằng hình thoi thể hiện mối liên kết

3. Tại sao mô hình ERD lại quan trọng với doanh nghiệp?

Mô hình ERD đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng hệ thống quản lý dữ liệu, phần mềm nghiệp vụ và ra quyết định bán hàng dựa trên dữ liệu.

• Thiết kế và xây dựng cơ sở dữ liệu hoàn chỉnh: Mô hình ERD cung cấp cấu trúc dữ liệu chi tiết, xác định các thực thể, thuộc tính và mối quan hệ cần thiết cho hệ thống quản lý bán hàng. Điều này giúp xây dựng cơ sở dữ liệu có tổ chức, đáng tin cậy, thuận tiện cho việc lưu trữ, truy xuất và xử lý thông tin trong kinh doanh.

• Khắc phục sự cố và cải thiện doanh thu: ERD giúp phân tích dữ liệu bán hàng để phát hiện các vấn đề như sản phẩm tồn kho nhiều, sản phẩm bán chạy, từ đó hỗ trợ doanh nghiệp đưa ra các biện pháp thúc đẩy hoặc cắt giảm phù hợp, góp phần cải thiện doanh thu.

• Hệ thống hóa và quản lý thông tin kinh doanh hiệu quả: ERD tổ chức các thông tin liên quan đến khách hàng, sản phẩm, đơn đặt hàng, nhân viên, kho hàng... một cách rõ ràng và có cấu trúc. Nhờ đó, doanh nghiệp dễ dàng theo dõi, phân loại, truy xuất và phân tích dữ liệu để ra quyết định chính xác và nhanh chóng.

• Hỗ trợ quản lý và tái cấu trúc quy trình kinh doanh:Mô hình ERD giúp doanh nghiệp nắm bắt rõ cấu trúc hiện tại của hệ thống bán hàng, từ đó tái cấu trúc quy trình để loại bỏ các bước dư thừa, nâng cao hiệu quả hoạt động và khả năng quản lý, giúp doanh nghiệp nhanh chóng thích ứng với thay đổi thị trường.

• Tăng cường khả năng ra quyết định dựa trên dữ liệu: Với cơ sở dữ liệu rõ ràng và nhất quán từ ERD, nhà quản lý có thể dễ dàng truy xuất thông tin, phân tích dữ liệu chi tiết về khách hàng, đơn hàng, sản phẩm, từ đó đưa ra các quyết định kinh doanh chính xác và kịp thời

• Tối ưu hóa quy trình bán hàng: Mô hình ERD giúp mô phỏng và phân tích các mối quan hệ giữa khách hàng, sản phẩm, đơn đặt hàng và các yếu tố liên quan, từ đó tối ưu hóa luồng thông tin và quy trình bán hàng như tiếp nhận đơn hàng, xử lý thanh toán, giao hàng và quản lý kho. Điều này giúp nâng cao hiệu suất, tăng tính linh hoạt và đáp ứng nhanh nhu cầu khách hàng.

Sơ đồ ERD mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp

4. Cách vẽ sơ đồ ERD quản lý bán hàng

Quy trình vẽ sơ đồ ERD quản lý bán hàng gồm:

1. Xác định thực thể chính

2. Xác định thuộc tính của từng thực thể

3. Xác định mối quan hệ giữa các thực thể

4. Vẽ sơ đồ với các ký hiệu chuẩn

5. Xác định độ tương quan và ràng buộc

6. Kiểm tra, điều chỉnh và tối ưu sơ đồ

Vẽ mô hình ERD quản lý bán hàng với 6 bước

4.1 Bước 1: Xác định các thực thể chính (Entities)

Liệt kê các đối tượng quan trọng trong hệ thống quản lý bán hàng như:

• Khách hàng

• Sản phẩm

• Đơn đặt hàng

• Nhân viên

• Kho hàng

Mỗi thực thể sẽ được biểu diễn bằng hình chữ nhật trong sơ đồ ERD.

4.2 Bước 2: Xác định các thuộc tính (Attributes) của từng thực thể

Xác định các đặc điểm mô tả cho mỗi thực thể, ví dụ:

• Khách hàng: mã khách hàng, tên, địa chỉ, số điện thoại, email

• Sản phẩm: mã sản phẩm, tên, giá, mô tả

• Đơn đặt hàng: mã đơn hàng, ngày đặt, trạng thái

Thuộc tính được biểu diễn bằng hình elip và nối với thực thể tương ứng.

4.3 Bước 3: Xác định các mối quan hệ (Relationships) giữa các thực thể

Xác định cách các thực thể liên kết với nhau, ví dụ:

• Khách hàng “Mua hàng” với Đơn đặt hàng

• Đơn đặt hàng “Chứa” Sản phẩm

• Nhân viên “Quản lý” Kho hàng

Mối quan hệ được biểu diễn bằng hình thoi, các đường nối thể hiện sự liên kết giữa các thực thể.

4.4 Bước 4: Vẽ sơ đồ ERD

• Dùng hình chữ nhật biểu diễn thực thể

• Dùng hình elip biểu diễn thuộc tính

• Dùng hình thoi biểu diễn mối quan hệ

• Nối các thành phần bằng đường thẳng để thể hiện liên kết

Có thể sử dụng phần mềm hỗ trợ vẽ sơ đồ ERD để đảm bảo tính chính xác, rõ ràng và dễ chỉnh sửa.

4.5 Bước 5: Xác định độ tương quan (cardinality) và ràng buộc

Xác định số lượng thực thể tham gia vào mối quan hệ, ví dụ:

• Một khách hàng có thể tạo nhiều đơn đặt hàng (1-nhiều)

• Một đơn hàng có thể chứa nhiều sản phẩm (nhiều-nhiều)

Điều này giúp mô tả chính xác quy mô và tính chất của các mối quan hệ trong hệ thống.

4.6 Bước 6: Kiểm tra và điều chỉnh sơ đồ ERD

Rà soát lại sơ đồ để đảm bảo mô hình phản ánh đúng yêu cầu nghiệp vụ và cấu trúc dữ liệu, đồng thời tối ưu hóa bố cục để dễ đọc, dễ hiểu. Nếu cần, điều chỉnh các thực thể, thuộc tính hoặc mối quan hệ cho phù hợp hơn

5. Các mẫu mô hình ERD quản lý bán hàng phổ biến

5.1 Sơ đồ ERD cơ bản

• Thực thể chính: Khách hàng, Sản phẩm, Đơn đặt hàng, Nhân viên, Kho hàng.

• Mối quan hệ: Mua hàng (giữa Khách hàng và Đơn đặt hàng), Quản lý (giữa Nhân viên và Đơn đặt hàng/Kho hàng), Xuất nhập kho (giữa Kho hàng và Sản phẩm).

• Thuộc tính:

• Khách hàng: tên, địa chỉ, số điện thoại

• Sản phẩm: tên, giá, mô tả

• Đơn đặt hàng: ngày đặt, trạng thái

• Nhân viên: tên, chức vụ Mô hình này tập trung vào các thành phần cơ bản, phù hợp với doanh nghiệp nhỏ hoặc hệ thống quản lý đơn giản

5.2 Sơ đồ ERD mở rộng

• Thực thể: Bổ sung thêm Nhà cung cấp, Hóa đơn ngoài các thực thể cơ bản như Khách hàng, Sản phẩm, Đơn đặt hàng, Nhân viên, Kho hàng.

• Mối quan hệ: Ngoài các mối quan hệ cơ bản còn có Cung cấp (giữa Nhà cung cấp và Sản phẩm), Thanh toán (giữa Khách hàng và Hóa đơn).

• Thuộc tính:

• Khách hàng: tên, địa chỉ, số điện thoại, email

• Sản phẩm: tên, giá, mô tả, số lượng tồn kho

• Đơn đặt hàng: ngày đặt, trạng thái, tổng giá trị

• Nhân viên: tên, chức vụ, lương

• Nhà cung cấp: tên, địa chỉ, số điện thoại

• Hóa đơn: số hóa đơn, ngày lập, tổng tiền

Mô hình này phù hợp với doanh nghiệp có quy mô lớn hơn, cần quản lý chi tiết hơn về nhà cung cấp, thanh toán và hóa đơn

5.3 Sơ đồ ERD phân cấp

• Thực thể: Khách hàng, Đơn hàng, Chi tiết đơn hàng, Sản phẩm.

• Mối quan hệ: Đặt hàng (giữa Khách hàng và Đơn hàng), Bao gồm (giữa Đơn hàng và Chi tiết đơn hàng), Tạo ra (giữa Chi tiết đơn hàng và Sản phẩm).

• Thuộc tính:

• Khách hàng: tên, địa chỉ, số điện thoại

• Đơn hàng: ngày đặt, trạng thái

• Chi tiết đơn hàng: số lượng, giá

• Sản phẩm: tên, giá, mô tả

Mô hình này thể hiện cấu trúc phân cấp chi tiết trong đơn hàng, giúp quản lý từng sản phẩm trong đơn hàng một cách rõ ràng và chính xác hơn

6. Thiết kế mô hình ERD đơn giản với phần mềm quản lý bán hàng

Sau khi hiểu được lý thuyết mô hình ERD quản lý bán hàng là gì, việc ứng dụng các công cụ như phần mềm quản lý bán hàng để trực quan hóa sơ đồ sẽ trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn rất nhiều cho doanh nghiệp.

Dựa trên cơ sở dữ liệu đã được xây dựng trên ERD (bao gồm thực thể, thuộc tính và mối quan hệ), Cogover CRM sẽ giúp doanh nghiệp số hóa toàn bộ dữ liệu khách hàng và bán hàng.

Với Cogover CRM, doanh nghiệp có thể theo dõi toàn bộ hành trình bán hàng – từ khi khách hàng tiềm năng (Lead) được tạo ra, đến khi trở thành cơ hội kinh doanh (Opportunity), tiến hành báo giá, chốt đơn hàng và quản lý sản phẩm liên quan:

• Khả năng tùy chỉnh cao: Tự do thiết kế giao diện, dữ liệu và quy trình phù hợp với cách doanh nghiệp bạn vận hành, không bị giới hạn bởi phần mềm.

• Tự động hóa mạnh mẽ: Tự động hóa mọi quy trình doanh nghiệp với Cogover Process. Cho phép tạo ra các quy trình thông suốt, nâng tầm phối hợp liên phòng ban. Giúp công việc diễn ra suôn sẻ, được quản trị minh bạch và nhất quán.

• Hỗ trợ toàn diện bởi AI: Tích hợp AI để tự động gợi ý, nhắc việc, tìm kiếm và hỗ trợ ra quyết định. Giúp bạn chăm sóc khách hàng hiệu quả và chốt sale nhanh hơn.

• Báo cáo tùy chỉnh: Cho phép chủ động tạo ra các báo cáo tùy chỉnh theo nhu cầu của bạn. Có thể cấu hình từng chi tiết, từ bộ lọc đến biểu đồ. Từ đó hỗ trợ phân tích dữ liệu sắc nét, ra quyết định chuẩn xác.

Như vậy, mô hình ERD quản lý bán hàng hỗ trợ rất tốt cho doanh nghiệp xây dựng cơ sở dữ liệu và tối ưu quy trình kinh doanh. Với sự hỗ trợ của các phần mềm như Cogover CRM, doanh nghiệp có thể thiết kế ERD và quản lý toàn bộ hoạt động bán hàng trên một hệ thống duy nhất. Tham khảo thêm về sản phẩm trên website của Cogover hoặc liên hệ tới chúng tôi ngay hôm nay để được hỗ trợ tư vấn giải pháp phù hợp.