Flowchart là gì? Cách vẽ lưu đồ quy trình chi tiết kèm ví dụ minh họa

Flowchart là gì? Đây là câu hỏi mà nhiều người đặt ra khi muốn hiểu về cách trực quan hóa quy trình. Flowchart, hay lưu đồ quy trình, giúp tổ chức thông tin một cách rõ ràng, dễ hiểu, hỗ trợ quản lý và tối ưu hóa công việc. Trong bài viết dưới đây, Cogover sẽ hướng dẫn bạn chi tiết từ định nghĩa, cách xây dựng đến ứng dụng thực tế, giúp người dùng nắm vững công cụ này nhằm nâng cao hiệu suất.

1. Flowchart là gì?

Flowchart là gì? Theo định nghĩa học thuật, flowchart là biểu đồ trực quan sử dụng các ký hiệu chuẩn để mô tả luồng công việc, quy trình hoặc hệ thống. Được phát triển từ những năm 1920 bởi Frank và Lillian Gilbreth, flowchart ban đầu phục vụ kỹ thuật sản xuất, sau đó mở rộng sang nhiều lĩnh vực như lập trình, quản lý dự án và giáo dục.

Flowchart (lưu đồ quy trình) giúp trực quan hóa các bước trong quy trình, cải thiện giao tiếp giữa các phòng ban và tăng hiệu suất bằng cách xác định các điểm tắc nghẽn. Ví dụ, trong quản lý kho, flowchart có thể minh họa rõ ràng từ nhận hàng đến lưu kho, giảm thiểu sai sót. Theo nghiên cứu của Harvard Business Review, các tổ chức sử dụng sơ đồ quy trình cải thiện hiệu suất vận hành lên đến 20%.

Flowchart là biểu đồ trực quan mô tả luồng công việc, quy trình hoặc hệ thống. 

2. Thành phần cấu tạo của một flowchart tiêu chuẩn

Hiểu các thành phần của flowchart là bước đầu tiên để sử dụng công cụ này hiệu quả. Một flowchart tiêu chuẩn bao gồm các ký hiệu được quy định bởi Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ISO), đảm bảo tính thống nhất và dễ hiểu.

Ký hiệu	Hình dạng	Ý nghĩa
Bắt đầu/Kết thúc	Hình elip	Điểm khởi đầu hoặc kết thúc quy trình
Quy trình	Hình chữ nhật	Một bước hoặc hoạt động cụ thể
Quyết định	Hình thoi	Điểm cần đưa ra lựa chọn (có/không)
Mũi tên	Đường nối	Chỉ hướng luồng quy trình

Ký hiệu elip thường xuất hiện ở đầu và cuối, trong khi hình chữ nhật thể hiện các bước thực hiện. Hình thoi dùng cho các quyết định, ví dụ: “Hàng hóa đạt chất lượng?” dẫn đến các nhánh khác nhau. Mũi tên đảm bảo luồng logic, giúp người đọc theo dõi quy trình một cách mạch lạc. Việc phối hợp các ký hiệu này đòi hỏi sự chính xác để tránh nhầm lẫn, đặc biệt trong các quy trình phức tạp.

3. Phân loại các dạng flowchart phổ biến và ứng dụng của từng loại

Flowchart có nhiều loại, mỗi loại phù hợp với một mục đích cụ thể. Dưới đây là các dạng phổ biến và ứng dụng thực tế:

• Linear Flowchart: Dạng cơ bản, mô tả quy trình theo trình tự đơn giản. Thích hợp cho quy trình tuyến tính như hướng dẫn lắp ráp sản phẩm.

• Swimlane Flowchart: Chia quy trình theo vai trò hoặc phòng ban, giúp làm rõ trách nhiệm. Phù hợp cho quản lý dự án liên phòng ban.

• Data Flow Diagram (DFD): Tập trung vào luồng dữ liệu trong hệ thống, thường dùng trong phát triển phần mềm.

• Workflow Diagram: Mô tả quy trình làm việc chi tiết, phổ biến trong quản lý nhân sự hoặc sản xuất.

Mỗi loại có đặc điểm riêng, ví dụ, Swimlane tăng tính minh bạch trong phân bổ nhiệm vụ, trong khi DFD hỗ trợ lập trình viên hiểu luồng dữ liệu. Để chọn loại phù hợp, cần xác định mục tiêu và mức độ phức tạp của quy trình. Theo thống kê từ Lucidchart, 68% doanh nghiệp sử dụng Swimlane để cải thiện giao tiếp nội bộ.

4. Quy trình từng bước để xây dựng một flowchart hiệu quả

Xây dựng flowchart đòi hỏi sự tỉ mỉ và logic. Dưới đây là các bước chi tiết, được trình bày rõ ràng để đảm bảo người dùng có thể áp dụng ngay.

4.1 Xác định mục tiêu và phạm vi của quy trình

Mọi flowchart bắt đầu bằng việc hiểu rõ mục tiêu. Cần trả lời câu hỏi: “Quy trình này phục vụ mục đích gì?” 

Ví dụ, nếu mục tiêu là mô tả quy trình tuyển dụng, cần xác định phạm vi từ đăng tin tuyển dụng đến ký hợp đồng. Thu thập thông tin từ các bên liên quan như phòng nhân sự, quản lý hoặc nhân viên để đảm bảo dữ liệu đầy đủ. Ghi chú các bước chính và các điểm quyết định quan trọng, ví dụ: “Kiểm tra hồ sơ” hoặc “Phỏng vấn”. Bước này giúp định hình cấu trúc sơ đồ.

4.2 Liệt kê chi tiết các bước và quyết định trong quy trình

Sau khi xác định mục tiêu, cần liệt kê tất cả các bước và quyết định liên quan. Sử dụng giấy bút hoặc công cụ như Excel để ghi lại từng hoạt động theo thứ tự thời gian. Ví dụ, trong quy trình tuyển dụng, các bước có thể là: đăng tin, nhận hồ sơ, sàng lọc, phỏng vấn, đánh giá và ký hợp đồng. Đừng bỏ qua các quyết định như “Hồ sơ đạt yêu cầu?” hoặc “Thí sinh qua vòng phỏng vấn?”. Danh sách này là nền tảng để xây dựng sơ đồ, đảm bảo không bỏ sót chi tiết.

4.3 Lựa chọn ký hiệu chuẩn cho từng bước

Mỗi bước hoặc quyết định cần được biểu diễn bằng ký hiệu chuẩn theo ISO 5807. Sử dụng hình elip cho điểm bắt đầu và kết thúc, hình chữ nhật cho các bước hành động, hình thoi cho quyết định, và mũi tên để chỉ hướng luồng. Ví dụ, bước “Đăng tin tuyển dụng” dùng hình chữ nhật, trong khi “Hồ sơ đạt yêu cầu?” dùng hình thoi với hai nhánh “Có” và “Không”. Việc chọn đúng ký hiệu đảm bảo sơ đồ dễ hiểu và chuyên nghiệp.

4.4 Vẽ sơ đồ theo luồng logic

Sử dụng công cụ như Lucidchart, Visio hoặc Canva để vẽ sơ đồ. Bắt đầu từ ký hiệu elip (điểm bắt đầu), sau đó nối các bước bằng mũi tên theo trình tự logic. Đảm bảo các nhánh quyết định (hình thoi) dẫn đến các hướng phù hợp. Ví dụ, nếu “Hồ sơ đạt yêu cầu?”, nhánh “Có” dẫn đến “Phỏng vấn”, nhánh “Không” dẫn đến “Từ chối”. Sơ đồ cần gọn gàng, tránh các đường mũi tên giao nhau để đảm bảo tính trực quan.

4.5 Kiểm thử và tinh chỉnh sơ đồ

Sau khi vẽ xong, cần kiểm tra sơ đồ với các bên liên quan. Đặt câu hỏi: “Sơ đồ có phản ánh đúng quy trình không?” hoặc “Có bước nào bị bỏ sót?”. Thử nghiệm bằng cách mô phỏng quy trình thực tế, ví dụ, áp dụng sơ đồ vào một đợt tuyển dụng giả định. Thu thập phản hồi từ nhóm để điều chỉnh, như bổ sung bước “Kiểm tra lý lịch” hoặc đơn giản hóa các nhánh phức tạp. Lặp lại quá trình này cho đến khi sơ đồ hoàn thiện.

Checklist kiểm tra:

• Sơ đồ có dễ hiểu với người không chuyên không?

• Tất cả các bước và quyết định đã được bao gồm chưa?

• Luồng công việc có logic và không bị gián đoạn không?

• Ký hiệu có tuân thủ chuẩn ISO không?

5. Lợi ích khi sử dụng flowchart trong vận hành và quản lý

Flowchart mang lại nhiều giá trị trong quản lý và vận hành:

• Cải thiện giao tiếp nội bộ: Minh họa rõ ràng các bước, giúp các phòng ban hiểu vai trò của mình.

• Tăng tính minh bạch: Quy trình được thể hiện rõ ràng, giảm nguy cơ nhầm lẫn.

• Hỗ trợ đào tạo nhân viên mới: Sơ đồ giúp người mới nhanh chóng nắm bắt quy trình.

• Phát hiện lỗi nhanh chóng: Dễ dàng xác định các điểm tắc nghẽn hoặc bước không cần thiết.

• Cải tiến liên tục: Flowchart là cơ sở để tối ưu hóa quy trình, tăng hiệu suất.

Theo nghiên cứu của McKinsey, các tổ chức áp dụng flowchart giảm 15% thời gian xử lý quy trình nhờ phát hiện lỗi sớm.

6. Ứng dụng thực tế của flowchart trong các lĩnh vực

Flowchart được ứng dụng rộng rãi trong nhiều ngành:

• Nhân sự: Mô tả quy trình tuyển dụng, từ đăng tin đến phỏng vấn, giúp chuẩn hóa quy trình. Ví dụ, một công ty giảm 30% thời gian tuyển dụng nhờ flowchart.

• Sản xuất: Minh họa các bước sản xuất, từ nguyên liệu đến thành phẩm, giảm thiểu lãng phí.

• Lập trình: Data Flow Diagram hỗ trợ lập trình viên thiết kế hệ thống phần mềm hiệu quả.

• Giáo dục: Giúp giảng viên xây dựng lộ trình học tập hoặc mô tả các bước nghiên cứu.

7. Các công cụ vẽ flowchart phổ biến

Việc chọn công cụ phù hợp giúp tạo flowchart nhanh chóng và chuyên nghiệp. Dưới đây là các phần mềm phổ biến:

• Microsoft Visio: Tính năng mạnh mẽ, phù hợp cho doanh nghiệp lớn, nhưng giá cao.

• Lucidchart: Dễ sử dụng, hỗ trợ làm việc nhóm, tích hợp đám mây.

• Canva: Miễn phí, giao diện thân thiện, phù hợp cho người mới.

• Draw.io: Miễn phí, tích hợp với Google Drive, linh hoạt.

Công cụ	Giá	Dễ sử dụng	Tính năng nổi bật
Visio	Cao	Trung bình	Tùy chỉnh nâng cao
Lucidchart	Trung bình	Cao	Làm việc nhóm
Canva	Miễn phí	Cao	Thiết kế đẹp
Draw.io	Miễn phí	Trung bình	Tích hợp đám mây

8. Hạn chế khi sử dụng Flowchart thủ công

Lưu đồ là công cụ hữu ích giúp các bộ phận giao tiếp, làm việc trên cùng một quy trình. Tuy nhiên, trên thực tế, tạo ra Flowchart chỉ dừng lại ở việc mô tả các bước của quy trình trên một bản vẽ. Còn khả năng “chạy” được quy trình trơn tru, nhanh chóng như theo dõi tiến độ, phát hiện sai sót để kịp thời xử lý thì lưu đồ thủ công chưa thể đáp ứng được.

8.1 Tốn thời gian và công sức

Vẽ lưu đồ quy trình thủ công đòi hỏi nhiều thời gian, đặc biệt với các quy trình phức tạp có nhiều bước và nhánh quyết định. Người dùng phải phác thảo từng ký hiệu (hình elip, chữ nhật, thoi) và mũi tên, sau đó chỉnh sửa nếu có sai sót.

8.2 Dễ xảy ra sai sót và thiếu nhất quán

Khi vẽ bằng tay, người dùng dễ mắc lỗi như sử dụng sai ký hiệu, thiếu mũi tên hoặc sắp xếp luồng không logic. Ví dụ, nhầm lẫn giữa hình thoi (quyết định) và hình chữ nhật (hành động) có thể làm sai lệch quy trình. Ngoài ra, các bản vẽ thủ công thường thiếu tính thống nhất về kích thước, màu sắc hoặc bố cục, gây khó khăn cho người đọc. 

8.3 Khó chỉnh sửa và cập nhật

Lưu đồ thủ công khó điều chỉnh khi quy trình thay đổi. Ví dụ, nếu một công ty bổ sung bước “Kiểm tra lý lịch” vào quy trình tuyển dụng, người dùng phải vẽ lại toàn bộ sơ đồ hoặc chỉnh sửa thủ công, dễ dẫn đến lộn xộn. Việc này đặc biệt bất tiện trong môi trường thay đổi nhanh như sản xuất hoặc công nghệ, nơi quy trình cần cập nhật thường xuyên. 

8.4 Hạn chế trong chia sẻ và cộng tác

Flowchart thủ công thường tồn tại dưới dạng giấy hoặc bản vẽ vật lý, gây khó khăn trong việc chia sẻ với nhóm hoặc các phòng ban. Việc sao chép, gửi qua email hoặc trình bày trong cuộc họp đòi hỏi thêm công đoạn như quét hoặc chụp ảnh, làm giảm chất lượng hình ảnh. 

8.5 Khó lưu trữ và quản lý lâu dài

Bản vẽ thủ công dễ bị thất lạc, hư hỏng hoặc khó tìm lại khi cần. Ví dụ, một flowchart vẽ trên giấy có thể bị mất trong văn phòng hoặc phai mực theo thời gian. Việc lưu trữ nhiều sơ đồ thủ công cũng chiếm không gian vật lý và khó tra cứu. 

9. Lời khuyên: Sử dụng phần mềm quản lý quy trình thay cho lưu đồ quy trình thủ công

Có một giải pháp thay thế cho lưu đồ quy trình thủ công hay các công cụ vẽ Flowchart thường thấy ở trên. Đó chính là sử dụng phần mềm quản lý quy trình như Cogover Process.

Vậy Cogover Process có thể giúp doanh nghiệp giải quyết được bài toán gì?

• Thứ nhất, số hoá mọi quy trình nghiệp vụ: Cogover Process cho phép thiết kế và tùy chỉnh quy trình với giao diện kéo-thả thân thiện. Hỗ trợ cấu hình nâng cao thông qua việc viết mã đơn giản, đáp ứng mọi nghiệp vụ phức tạp nhất.

• Thứ hai, quản lý và giám sát hiệu quả: Theo dõi tiến độ và hiệu suất của từng quy trình thông qua bảng điều khiển trực quan. Định nghĩa và giám sát các chỉ số SLA (Service Level Agreement) để đảm bảo chất lượng dịch vụ.

• Thứ ba, tự động hóa tác vụ: Tự động hóa các tác vụ lặp lại, giảm thiểu sai sót và tăng năng suất làm việc. Thiết lập các điều kiện và hành động cụ thể để quy trình tự động thực hiện các bước cần thiết.

• Thứ tư, phân quyền linh hoạt: Phân quyền chi tiết đến từng bước và trường dữ liệu, đảm bảo bảo mật và trách nhiệm rõ ràng, đồng thời hỗ trợ chia sẻ, cộng tác linh hoạt giữa các phòng ban.

• Thứ ba, khả năng tích hợp sâu: Tích hợp được với mọi loại hệ thống khác cũng như mọi loại AI chỉ bằng cách khai báo.

Tham khảo thêm quy trình đánh giá ứng viên bằng ChatGPT: 

https://youtu.be/AK5m8zLJRLs?feature=shared

10. Câu hỏi thường gặp về flowchart – Giải đáp chuyên sâu

Flowchart khác gì sơ đồ tư duy? Flowchart mô tả quy trình tuần tự, trong khi sơ đồ tư duy tập trung vào ý tưởng phân nhánh. Flowchart phù hợp cho quản lý quy trình, sơ đồ tư duy dùng cho sáng tạo.

Có cần học chuyên môn để vẽ flowchart không? Không, chỉ cần hiểu các ký hiệu cơ bản và mục tiêu quy trình.

Cá nhân hay nhóm nên dùng flowchart? Cả hai đều có thể sử dụng, nhưng nhóm sẽ tận dụng tốt hơn nhờ khả năng giao tiếp và phân bổ nhiệm vụ.

Flowchart có áp dụng cho tài chính kế toán không? Có, flowchart giúp mô tả quy trình lập ngân sách, kiểm toán hoặc báo cáo tài chính, tăng tính minh bạch.

Flowchart là gì? Đây là công cụ mạnh mẽ giúp tổ chức và tối ưu hóa quy trình. Từ định nghĩa, cách xây dựng đến ứng dụng thực tế, flowchart mang lại giá trị lớn trong quản lý và vận hành. Chúng tôi khuyến khích doanh nghiệp nên bắt đầu với các quy trình nhỏ, sử dụng các công cụ như Cogover Process để thực hành.